WEB SİTESİ ÜYELİK SÖZLEŞMESİ
Son güncelleme: [Tarih]
1. Taraflar ve kapsam
Bu Üyelik Sözleşmesi, Pazar Ticaret ve Sanayi Odası (“Oda”) tarafından işletilen [web sitesi adresi] üzerinden hesap oluşturan kullanıcı (“Üye”) ile Oda arasındaki web sitesi kullanım koşullarını düzenler.
Odanın iletişim bilgileri:
- Adres: [Güncel açık adres]
- E-posta: [İletişim e-posta adresi]
- Telefon: [Telefon numarası]
Web sitesinde hesap oluşturulması, tek başına Odanın resmî üyeliğinin kazanılması, mevcut resmî üyeliğin doğrulanması veya herhangi bir resmî işlem yetkisi verilmesi anlamına gelmez. Resmî üyelik ve Oda işlemleri, ilgili mevzuat ve ayrıca duyurulan başvuru koşullarına tabidir.
2. Üyeliğin amacı ve sağlanan imkânlar
Web sitesi üyeliği, kullanıcının Oda ile dijital ortamda iletişim kurmasını ve kullanıma sunulan hizmetlere hesabı üzerinden erişmesini kolaylaştırır.
Üye, web sitesinde etkinleştirilen özellikler ve kendisine tanınan erişim yetkileri kapsamında:
- Kişisel hesabına güvenli şekilde giriş yapabilir.
- Kendisine ait profil bilgilerini görüntüleyebilir ve sunulan alanlarda güncelleyebilir.
- Duyuru, etkinlik ve bilgilendirmeleri takip edebilir.
- İletişim ve başvuru formları aracılığıyla soru, görüş ve taleplerini iletebilir.
- Tercih vermesi hâlinde duyuru, etkinlik ve kampanya bildirimlerini alabilir.
- Üyelere açılan diğer dijital hizmetlerden, bu hizmetlerin ayrıca açıklanan koşullarına uygun olarak yararlanabilir.
Her özellik, kullanıma sunulduğu ölçüde geçerlidir. Üyelik; özel indirim, kampanya, belge, işlem önceliği veya kesintisiz hizmet garantisi sağlamaz. Böyle bir imkân sunulduğunda koşulları ayrıca açıklanır.
3. Hesap oluşturma ve aktivasyon
Üye, kayıt formunda zorunlu olarak belirtilen alanları doğru ve eksiksiz doldurmak, şifresini belirlemek ve gerekli sözleşme onayını vermekle yükümlüdür.
Hesabın kullanıma açılması, kayıt sırasında uygulanan üyelik politikasına göre:
- Kayıt tamamlandıktan hemen sonra,
- Yönetici onayından sonra veya
- E-posta adresine gönderilen doğrulama bağlantısının kullanılmasıyla
gerçekleşebilir.
Oda, eksik veya gerçeğe aykırı bilgi içeren, başkasının kimliğiyle oluşturulan ya da güvenlik açısından şüpheli görülen başvurularda açıklama veya düzeltme isteyebilir. Başvurunun kabul edilmemesi durumunda, mümkün olduğu ölçüde kullanıcı bilgilendirilir.
4. Kayıt sırasında alınan bilgiler
Üyelik hesabının oluşturulması ve işletilmesi kapsamında aşağıdaki bilgiler kaydedilebilir:
Temel hesap bilgileri: Ad, e-posta adresi, güvenli biçimde saklanan şifre bilgisi, hesabın oluşturulma zamanı, aktivasyon ve üyelik durumu.
Profil bilgileri: Kayıt formunda gösterilen ve Üye tarafından doldurulan soyad, telefon, şirket, meslek, adres, ülke, il ve ilçe bilgileri ile hizmet için gerekli olması hâlinde formda ayrıca açıklanan diğer bilgiler.
İşlem ve tercih bilgileri: Üyelik sözleşmesinin kabul zamanı ve kabul edilen metnin sürüm bilgisi, bildirim tercihi, e-posta doğrulama durumu ve hesabın yönetilmesine ilişkin gerekli işlem kayıtları.
İletişim bilgileri: Üyenin site üzerinden gönderdiği mesaj, soru, talep ve başvuruların içeriği ile bunların değerlendirilmesi için gerekli bilgiler.
Yalnızca ilgili formda talep edilen ve hizmetin yürütülmesi için gerekli bilgiler alınır. İsteğe bağlı alanların boş bırakılması, ayrıca bir hizmetin kullanımı için gerekli olduğu açıkça belirtilmedikçe, üyelik oluşturulmasını engellemez.
Kişisel verilerin işlenme amaçları, hukuki sebepleri, aktarılabileceği alıcı grupları, saklama esasları ve ilgili kişi hakları Kişisel Verilerin Korunması Hakkında Aydınlatma Metni içerisinde ayrıca açıklanır.
5. Üyenin yükümlülükleri
Üye:
- Kayıt ve profil bilgilerinin doğru, güncel ve kendisine ait olmasını sağlar.
- Başka bir kişinin kimliğini veya iletişim bilgilerini izinsiz kullanmaz.
- Şifresini ve doğrulama bağlantılarını üçüncü kişilerle paylaşmaz.
- Hesabının izinsiz kullanıldığını fark ettiğinde Odaya gecikmeden bilgi verir.
- Web sitesini hukuka, dürüstlük kurallarına ve açıklanan kullanım koşullarına uygun kullanır.
- Başkalarının kişisel verilerini, özel hayatını veya fikrî haklarını ihlal eden içerikler göndermez.
- İletişim alanlarını spam, yanıltıcı başvuru, hakaret, tehdit veya izinsiz reklam amacıyla kullanmaz.
- Siteye zararlı yazılım yüklemeye, güvenlik önlemlerini aşmaya, yetkisiz alanlara erişmeye veya hizmetin çalışmasını engellemeye yönelik işlem yapmaz.
Üyenin bu yükümlülükleri, Odanın kendi güvenlik ve veri koruma sorumluluklarını ortadan kaldırmaz.
6. Hesap güvenliği
Oda, üyelik hesaplarının ve kişisel verilerin korunması için hizmetin niteliğine uygun teknik ve idari tedbirleri uygular.
Şifreler açık metin olarak saklanmaz. Üye, güçlü ve başka hizmetlerde kullanmadığı bir şifre seçmeli; ortak cihazlarda işlemini tamamladıktan sonra hesabından çıkış yapmalıdır.
Oda, güvenlik tehdidi veya olağandışı kullanım tespit ettiğinde hesabı geçici olarak sınırlandırabilir, yeniden doğrulama isteyebilir veya ilgili oturumları sonlandırabilir. Bu işlemler, tehdidin niteliğiyle orantılı olarak uygulanır.
7. Bildirimler ve iletişim tercihleri
Hesap doğrulama, şifre yenileme, güvenlik uyarıları ve Üyenin başlattığı işlemlere ilişkin gerekli bilgilendirmeler, hesabın ve hizmetin yürütülmesi kapsamında gönderilebilir.
Duyuru, etkinlik, tanıtım veya kampanya içerikli bildirimler için gereken tercihler ve izinler ayrıca alınır. Üyelik sözleşmesinin kabul edilmesi, tek başına kampanya veya tanıtım iletilerine izin verildiği anlamına gelmez.
Üye, isteğe bağlı bildirim tercihini [tercih değiştirme yöntemi veya iletişim kanalı] üzerinden değiştirebilir. Bu tercihin geri alınması, hesabın işletilmesi için gerekli bilgilendirmeleri etkilemez.
8. İçerikler ve fikrî haklar
Web sitesindeki metin, görsel, logo, tasarım ve diğer içeriklerin hakları, aksi belirtilmedikçe Odaya veya ilgili hak sahiplerine aittir.
Üyelik, bu içeriklerin izinsiz çoğaltılması, ticari amaçla kullanılması veya üçüncü kişilere ait hakları ihlal edecek şekilde paylaşılması için izin oluşturmaz. Mevzuatın izin verdiği kullanımlar ve içeriklerde belirtilen özel kullanım koşulları saklıdır.
9. Hizmetin işleyişi
Bakım, güncelleme, teknik arıza veya güvenlik önlemleri nedeniyle web sitesine ya da bazı özelliklere erişim geçici olarak kesilebilir. Planlı kesintiler, mümkün olduğu ölçüde önceden duyurulur.
Oda, hizmetleri geliştirmek amacıyla özellikleri güncelleyebilir. Üyenin haklarını veya yükümlülüklerini önemli ölçüde etkileyen değişiklikler uygun bir yöntemle bildirilir.
10. Hesabın sınırlandırılması ve sona ermesi
Üye, hesabının kapatılmasını [hesap kapatma yöntemi / iletişim adresi] üzerinden talep edebilir.
Gerçeğe aykırı kayıt, başkasının hesabının kullanılması, hukuka aykırı içerik gönderilmesi veya site güvenliğini tehdit eden faaliyetler nedeniyle hesap geçici olarak sınırlandırılabilir ya da kapatılabilir. Acil güvenlik durumları dışında, mümkün olduğu ölçüde Üyeye açıklama ve düzeltme imkânı sağlanır.
Hesabın kapanması, bütün kayıtların aynı anda silineceği anlamına gelmez. Mevzuat gereği saklanması veya bir hakkın tesisi, kullanılması ya da korunması için tutulması gereken veriler, ilgili amaç ve sürelerle sınırlı olarak saklanır. Saklama gerekliliği sona eren veriler, uygulanabilir mevzuata uygun olarak silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.
11. Sözleşme değişiklikleri
Bu sözleşme, hizmetlerde veya mevzuatta meydana gelen değişiklikler nedeniyle güncellenebilir. Güncel metin ve güncelleme tarihi web sitesinde yayımlanır.
Üyenin hak ve yükümlülüklerini esaslı biçimde değiştiren düzenlemeler ayrıca bildirilir; gerekli hâllerde yeniden kabul istenir. Değişiklikler, Üyenin kanundan doğan haklarını ortadan kaldıracak şekilde uygulanmaz.
12. Başvuru ve uyuşmazlıklar
Üye, hesap ve hizmet kullanımıyla ilgili soru, itiraz ve taleplerini yukarıda belirtilen iletişim kanallarından Odaya iletebilir.
Bu sözleşmeye Türk hukuku uygulanır. Uyuşmazlıklarda, tarafların kanundan doğan başvuru hakları ile kanunen yetkili mercilerin yetkileri saklıdır.
13. Kabul ve yürürlük
Üye, kayıt sırasında bu sözleşmeye erişebildiğini, metni okuyarak koşullarını kabul ettiğini ilgili onay kutusu aracılığıyla belirtir.
Sözleşmenin kabul zamanı ve kabul edilen metnin sürüm bilgisi elektronik ortamda kaydedilebilir. Hesabın kullanılmaya başlanması, kayıt sırasında açıklanan aktivasyon koşullarının tamamlanmasına bağlıdır.
KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI VE İMHASI POLİTİKASI
ARDEŞEN TİCARET VE SANAYİ ODASI KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ VE ANONİM HALE GETİRİLMESİNE İLİŞKİN İMHA POLİTİKASI
1. İMHA POLİTİKASININ AMACI
Bu İmha Politikası’nın (Politika) hazırlanma amacı; 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununa (Kanun) uygun olarak işlenmiş olan kişisel verilerin yine Kanun’un 4., 5. ve 6. maddelerinde yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının ortadan kalkması halinde, 28/10/2017 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik (Yönetmelik) uyarınca kişisel verilerin ARDEŞEN TİCARET VE SANAYİ ODASI (ARDEŞEN TSO) tarafından re’sen veya veri sahibinin talebi üzerine silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi usullerinin gösterilmesidir.
Açık Rıza
Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızayı ifade eder.
İlgili Kullanıcı
Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişilerdir.
İmha
Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi.
Kayıt Ortamı
Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam.
Kişisel Veri
Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.
Kişisel Veri Politikası
Novarge tarafından hazırlanan Kişisel Verilerin Korunması ve Gizlilik Politikasını ifade eder.
Kişisel Verilerin İşlenmesi
Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.
Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi
Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesi.
Kişisel Verilerin Silinmesi
Kişisel verilerin silinmesi; kişisel verilerin İlgili Kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi.
Kişisel Verilerin Yok Edilmesi
Kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemi.
Kurul
Kişisel Verileri Koruma Kurulu
Özel Nitelikli Kişisel Veri
Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri ifade eder.
Periyodik İmha
Kanun’da yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi.
Veri Sahibi/İlgili Kişi
Kişisel verisi işlenen gerçek kişi.
Veri Sorumlusu
Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi.
Yönetmelik
28 Ekim 2017 tarihinde Resmi Gazete’de yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik
2. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANDIĞI KAYIT ORTAMLARI
Veri sahiplerine ait kişisel veriler, Novarge tarafından aşağıdaki listelenen ortamlarda başta Kanun hükümleri olmak üzere ilgili mevzuata uygun olarak güvenli bir şekilde saklanmaktadır:
Elektronik ortamlar:
- Sunucular (Etki alanı, yedekleme, e-posta, veri tabanı, web, dosya paylaşım, vb.) Yazılımlar (ofis yazılımları.Muhasebe Yazılımları , Eposta Kutuları)
- Bilgi güvenliği cihazları (güvenlik duvarı, saldırı tespit ve engelleme, günlük kayıt dosyası, anti virüs vb.)
- Kişisel bilgisayarlar ve Bunlarda çalışan uygulamalar (Masaüstü, dizüstü)
- Mobil cihazlar (telefon, tablet vb.)
- Optik diskler (CD, DVD vb.)
- Çıkartılabilir bellekler (USB, Hafıza Kart vb.)
Elektronik Olmayan Ortamlar:
- Yazıcı, tarayıcı, fotokopi makinesi
- Kağıt
- Manuel veri kayıt sistemleri (anket formları, ziyaretçi giriş defteri)
- Yazılı, basılı, görsel ortamlar
- Birim dolapları, Klasörler, Arşivler
3. SAKLAMA VE İMHAYI GEREKTİREN SEBEPLERE İLİŞKİN AÇIKLAMALAR
Veri sahiplerine ait kişisel veriler, ARDEŞEN TSO tarafından özellikle:
- Eğitim ve ticari faaliyetlerin sürdürülebilmesi,
- Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi,
- Çalışan haklarının ve yan haklarının planlanması ve ifası ile
- Müşteri ilişkilerinin yönetilebilmesi amacıyla yukarıda sayılan fiziki veyahut elektronik ortamlarda güvenli bir biçimde Kanun ve diğer ilgili mevzuatta belirtilen sınırlar çerçevesinde saklanmaktadır.
Saklamayı gerektiren sebepler aşağıdaki gibidir:
- Acil Durum Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
- Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi
- Çalışan Adayı / Stajyer / Öğrenci Seçme Ve Yerleştirme Süreçlerinin Yürütülmesi
- Çalışan Adaylarının Başvuru Süreçlerinin Yürütülmesi
- Çalışan Memnuniyeti Ve Bağlılığı Süreçlerinin Yürütülmesi
- Çalışanlar İçin İş Akdi Ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi
- Çalışanlar İçin Yan Haklar Ve Menfaatleri Süreçlerinin Yürütülmesi
- Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi
- Depo Yönetiminin Sağlanması
- Eğitim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
- Elektronik Satış Süreçlerinin Yürütülmesi
- Erişim Yetkilerinin Yürütülmesi
- Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi
- Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi
- Firma / Ürün / Hizmetlere Bağlılık Süreçlerinin Yürütülmesi
- Fiziksel Mekan Güvenliğinin Temini
- Görevlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi
- Hukuk İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi
- Hukuki Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi
- İç Denetim/ Soruşturma / İstihbarat Faaliyetlerinin Yürütülmesi
- İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
- İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması
- İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi
- İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi
- İş Süreçlerinin İyileştirilmesine Yönelik Önerilerin Alınması Ve Değerlendirilmesi
- İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi
- Lojistik Faaliyetlerinin Yürütülmesi
- Kalite Standartlarının Sağlanması
- Kurum Binasına Giriş ve Çıkışların Kontrol Altında Tutulması ve İzinsiz Girişlerin Engellenmesi
- Mal / Hizmet Satın Alım Süreçlerinin Yürütülmesi
- Mal / Hizmet Satış Sonrası Destek Hizmetlerinin Yürütülmesi
- Mal / Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi
- Mal / Hizmet Üretim ve Operasyon Süreçlerinin Yürütülmesi
- Müşteri İlişkileri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
- Mal Kaynaklarının Güvenliğinin Temini
- Müşteri Memnuniyetine Yönelik Aktivitelerin Yürütülmesi
- Müşteri Nezdindeki Güvenilirliğin Arttırılması
- Organizasyon Ve Etkinlik Yönetimi
- Performans Değerlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi
- Risk Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
- Saklama Ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi
- Satın Alım Süreçlerinin Yürütülmesi
- Stratejik Planlama Faaliyetlerinin Yürütülmesi
- Sosyal Sorumluluk Ve Sivil Toplum Aktivitelerinin Yürütülmesi
- Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi
- Talep / Şikayetlerin Takibi
- Taşınır Mal ve Kaynakların Güvenliğinin Temini
- Tedarik Zinciri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
- Tedarikçi İlişkiler Yönetim Süreçlerinin Yürütülmesi
- Ücret Politikasının Yürütülmesi
- Ürün Faturalarının Düzenlenmesi
- Ürün Politikasının Yürütülmesi
- Ürün / Hizmetlerin Pazarlama Süreçlerinin Yürütülmesi
- Yetenek / Kariyer Gelişimi Faaliyetlerinin Yürütülmesi
- Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi
- Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
- Ziyaretçi Kayıtlarının Oluşturulması ve Takibi
Yönetmelik uyarınca, aşağıda sayılan hallerde veri sahiplerine ait kişisel veriler, ARDEŞEN TSO tarafından re’sen yahut talep üzerine silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir:
a. Kişisel verilerin işlenmesine veya saklanmasına esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,
b. Kişisel verilerin işlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,
c. Kanun’un 5. ve 6. maddelerindeki kişisel verilerin işlenmesini gerektiren şartların ortadan kalkması.
d. Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin rızasını geri alması,
e. İlgili kişinin, Kanun’un 11. Maddesinin 2 (e) ve (f) bentlerindeki hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin yaptığı başvurunun veri sorumlusu tarafından kabul edilmesi,
f. Veri sorumlusunun, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabın yetersiz bulunması veya Kanun’da öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurul’a şikâyette bulunulması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,
g. Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olmasına rağmen, kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması.
4. KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN ALINAN TEDBİRLER
ARDEŞEN TSO, Kanun’un 12. maddesine uygun olarak, işlemekte olduğu kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ve verilerin muhafazasını sağlamak için uygun güvenlik düzeyini sağlamaya yönelik gerekli teknik ve idari tedbirleri almakta, bu kapsamda gerekli denetimleri yapmak veya yaptırmaktadır. Alınmış olan teknik ve idari tedbirlerin tamamı Kişisel Veri Politikası’nda da düzenlenmiştir. İşlenen kişisel verilerin teknik ve idari tüm tedbirler alınmış olmasına rağmen, kanuni olmayan yollarla üçüncü kişiler tarafından ele geçirilmesi durumunda, ARDEŞEN TSO bu durumu mümkün olan en kısa süre içerisinde ilgili birimlere haber verir.
4.1. Teknik Tedbirler:
- Ağ güvenliği ve uygulama güvenliği sağlanmaktadır.
- Çalışanlar için veri güvenliği konusunda belli aralıklarla eğitim ve farkındalık çalışmaları yapılmaktadır.
- Gizlilik taahhütnameleri yapılmaktadır.
- Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır.
- Güncel anti-virüs sistemleri kullanılmaktadır.
- Güvenlik duvarları kullanılmaktadır.
- İmzalanan sözleşmeler veri güvenliği hükümleri içermektedir.
- Kağıt yoluyla aktarılan kişisel veriler için ekstra güvenlik tedbirleri alınmakta ve ilgili evrak gizlilik dereceli belge formatında gönderilmektedir.
- Kişisel veri güvenliği politika ve prosedürleri belirlenmiştir.
- Kişisel veri güvenliğinin takibi yapılmaktadır.
- Kişisel veri içeren fiziksel ortamlara giriş çıkışlarla ilgili gerekli güvenlik önlemleri alınmaktadır.
- Kişisel veri içeren fiziksel ortamların dış risklere (yangın, sel vb.) karşı güvenliği sağlanmaktadır.
- Kişisel veri içeren ortamların güvenliği sağlanmaktadır.
- Kişisel veriler yedeklenmekte ve yedeklenen kişisel verilerin güvenliği de sağlanmaktadır.
- Kullanıcı hesap yönetimi ve yetki kontrol sistemi uygulanmakta olup bunların takibi de yapılmaktadır.
- Kurum içi periyodik ve/veya rastgele denetimler yapılmakta ve yaptırılmaktadır.
- Mevcut risk ve tehditler belirlenmiştir.
- Veri kaybı önleme yazılımları kullanılmaktadır.
4.2 İdari Tedbirler:
- Çalışanlar için veri güvenliği hükümleri içeren disiplin düzenlemeleri mevcuttur.
- Aydınlatma Metinleri (Çalışan, Çalışan Adayı, Müşteri, Kamera Sistemleri,) ve Açık Rıza Metinleri Hazırlandı.
- Çalışanlar için veri güvenliği konusunda belli aralıklarla eğitim ve farkındalık çalışmaları yapılmaktadır.
- Departman Erişim Yetkileri Düzenlendi.
- Departman Kuralları Talimatı Hazırlanarak İlgili Tüm Bölümlere Bildirildi.
- Departman Bazı Kişisel Verileri Korumaya Yönelik Eğitim Verildi.
- Gizlilik taahhütnameleri yapılmaktadır.
- Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır.
- Güvenlik politika ve prosedürlerine uymayan çalışanlara yönelik uygulanacak disiplin yönetmeliği hazırlanmıştır.
- İmzalanan sözleşmeler veri güvenliği hükümleri içermektedir.
- Katmanlı Kamera Aydınlatma Metinleri Kameraların Bulunduğu Bölgelere Asıldı.
- Kişisel verilerin saklanması ile ilgili teknik ve idari riskler hakkında çalışanlar bilgilendirilerek farkındalık yaratılmakta, Kişisel veri işleme envanteri hazırlanmıştır.
- Kişisel Verileri Koruma Komitesi Kuruldu.
- Kişisel veri güvenliği politika ve prosedürleri belirlenmiştir.
- Kişisel veri güvenliği sorunları hızlı bir şekilde raporlanmaktadır.
- Kişisel veri güvenliğinin takibi yapılmaktadır.
- Kişisel veri içeren fiziksel ortamlara giriş çıkışlarla ilgili gerekli güvenlik önlemleri alınmaktadır.
- Kişisel veri içeren ortamların güvenliği sağlanmaktadır.
- Kullanıcı hesap yönetimi ve yetki kontrol sistemi uygulanmakta olup bunların takibi de yapılmaktadır.
- Kurum içi periyodik ve / veya rastgele denetimler yapılmakta ve yaptırılmaktadır.
- Mevcut risk ve tehditler belirlenmiştir
- Personel Görev ve Unvan Listesi Hazırlandı.
- Sözleşmeler KVKK İle Uyumlu Hale Getirildi.
5. KİŞİSEL VERİLERİN İMHA EDİLMESİNE İLİŞKİN ALINAN TEDBİRLER
ARDEŞEN TSO ilgili kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kendi kararına istinaden veya kişisel veri sahibinin talebi üzerine kişisel verileri silebilir veya yok edebilir. Kişisel verilerin silinmesi akabinde ilgili kişiler hiçbir şekilde silinen verilere tekrardan erişilemeyecek ve kullanılmayacaktır. ARDEŞEN TSO tarafından kişisel verilerin imha süreçlerinin tanımlanması ve takip edilmesine ilişkin etkin bir veri takip süreci yönetilecektir. Yürütülen süreç sırası ile silinecek verilerin tespit edilmesi, ilgili kişilerin tespiti, kişilerin erişim yöntemlerinin tespiti ve hemen akabinde verilerin silinmesi olacaktır.
ARDEŞEN TSO kişisel verileri yok etmek, silmek veya anonim hale getirmek için verilerin kaydedildiği ortama bağlı olarak aşağıda belirtilen yöntemlerin bir veya birkaçını kullanabilir:
5.1. Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi ve Anonim Hale Getirilmesine İlişkin Yöntemler
5.1.1. Kişisel Verilerin Silinmesi
Kişisel verilerin silinmesi, kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. Kişisel verilerin silinmesi yöntemi olarak ARDEŞEN TSO aşağıdaki yöntemlerden bir veya birkaçını kullanabilir:
- Kağıt ortamında bulunan kişisel veriler karartma yöntemi ile çizilerek, boyanarak, kesilerek veya silinerek ve gerekli olması halinde yakılarak işlem uygulanacaktır.
- Merkezi dosyada yer alan ofis dosyaları için kullanıcı(lar)nın erişim hakkı(ları) ortadan kaldırılacaktır.
- Veri tabanlarında bulunan kişisel bilgilerin bulunduğu satırlar yahut sütunlar ‘Delete’ komutu ile silinecektir. Ayrıca silinme işleminden sonra daha önce alınmış verilerin içerisinde olduğu yedekler var ise eski yedekler de silinecek silinmiş haliyle tekrar yedekleme işlemi yapılabilecektir.
- Gerekli olduğu zaman bir uzman tarafından yardım alınarak güvenli olarak silinecektir.
5.1.2. Kişisel Verilerin Yok Edilmesi
Kişisel verilerin yok edilmesi, kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir.
- Fiziksel Olarak Yok Etme (Physical Destruction)
- Yazılımdan Güvenli Olarak Silme (Secure Deletion Software)
- Uzman Tarafından Güvenli Olarak Silme (Sending to a Specialist for Secure Deletion)
5.1.3. Kişisel Verileri Anonim Hale Getirilmesi
Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesini ifade eder. Novarge kişisel verileri anonim hale getirmek için aşağıda belirtilen yöntemlerin bir veya birkaçını kullanabilir:
- Maskeleme (Masking): Veri maskeleme ile kişisel verinin temel belirleyici bilgisini veri seti içerisinden çıkartılarak kişisel verinin anonim hale getirilmesi yöntemidir.
- Kayıtları Çıkartma: Kayıttan çıkarma yönteminde veriler arasında tekillik ihtiva eden veri satırı kayıtlar arasından çıkarılarak saklanan veriler anonim hale getirilmektedir.
Kanun’un 28. maddesine uygun olarak; anonim hale getirilmiş olan kişisel veriler araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenebilir. Bu tür işlemeler Kanun kapsamı dışında olup, kişisel veri sahibinin açık rızası aranmayacaktır.
ARDEŞEN TSO kişisel verinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin re’sen karar alabilecek ve seçmiş olduğu kategoriye göre kullanacağı yöntemi de serbestçe belirleyebilecektir. Ayrıca Yönetmelik’in 13. maddesi kapsamında ilgili kişinin başvuru esnasında kendisine ait kişisel verinin silinmesi, yok edilmesi yahut anonim hale getirilmesi kategorilerinden birini seçmesi halinde de ilgili kategoride kullanılacak yöntemler konusunda ARDEŞEN TSO serbesti içinde olacaktır.
6. KİŞİSEL VERİLERİ SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ
ARDEŞEN TSO, kişisel verileri işlendikleri amaç için gerekli olan süre boyunca saklar(Bu süreler KVKK Verbis Sistemi üzerinden bildirilmiştir.). Kişisel verilerin esas toplanma amacının veya varsa bu Politikada belirtilen ikincil işleme dayanağının ortadan kalkması halinde kişisel veriler EK 1’de belirtilen süreler boyunca saklanmaya devam edilebilir.
Mevzuatta söz konusu kişisel verinin saklanmasına ilişkin olarak bir süre öngörülmüş ise bu süreye riayet edilir. Mevzuatta öngörülmüş bir süre olmaması halinde kişisel veriler EK 1’deki tabloda yer alan kişisel verilerin tutulması için azami süre boyunca saklanacaktır. Bu süreler; ARDEŞEN TSO ‘nin veri kategorileri ve veri sahibi kişi grupları değerlendirilerek; bu değerlendirme sonucu elde edilen verilerin kanunlarda yer alan yükümlülüklerin yerine getirilmesini sağlayacak ve azami Türk Borçlar Kanunu’nda yer alan zamanaşımı süresi (10 yıl) gözetilerek belirlenmiştir.
Bu sürelerin sona ermesi dolayısıyla silme, yok etme veya anonim hale getirme yükümlülüğünün ortaya çıktığı durumda ARDEŞEN TSO bu tarihi takip eden ilk periyodik imha işleminde kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir.
7. ŞİRKET PERİYODİK İMHA SÜRELERİ
ARDEŞEN TSO ‘nın periyodik imha süresi sadece Görsel, işitsel, iç ve dış mekan kamera kayıtlar için 30 gündür. Saklama süresi dolan kişisel veriler, işbu Politika’nın EK 1’de yer alan imha süreleri çerçevesinde, 30 gün periyodlarla işbu Politika’da yer verilen usullere uygun olarak imha edilir. Söz konusu sistemlerde bilgilerin tekrar geri getirilmeyecek şekilde, verilerin kaydedildiği varsa evrak, dosya, CD, disket, hard disk gibi araçlardan geri dönüştürülmeyecek şekilde silinecektir.(Kamera kayıtları hergün kayıt üzerine eklenir 30.gün geldiğinde ilk gün yani 1.gün silinmeye başlar. )
8. PERSONEL
Kanun kapsamında ARDEŞEN TSO veri sorumlusu sıfatıyla, Yönetmelik’in 11. maddesinin 1. fıkrasına dayanarak, Kanunun veri saklama ve imha süreci uygulanması bakımından yükümlülükleri yerine getirilecek personel görevlendirilmiştir. Gerekli olması halinde bu personel dışında imha işlemleri için dışarıdan da profesyonel olarak destek alınabilmektedir.
9. İLGİLİ KİŞİNİN BAŞVURUSU
İlgili kişi, Kanun’un 13. maddesine ve Yönetmelik’in 12. maddesine istinaden Kişisel Veri Politika’sının ARDEŞEN TSO ‘dan talep ile temin edilebilecek başvuru dilekçesi ile ARDEŞEN TSO ‘ya başvurarak kendisine ait kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini talep edebilir.
1. Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmışsa; veri sorumlusu talebe konu kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir. Veri sorumlusu, ilgili kişinin talebini en geç otuz gün içinde sonuçlandırır ve ilgili kişiye bilgi verir.
2. Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmış ve talebe konu olan kişisel veriler üçüncü kişilere aktarılmışsa veri sorumlusu bu durumu üçüncü kişiye bildirir; üçüncü kişi nezdinde Yönetmelik kapsamında gerekli işlemlerin yapılmasını temin eder.
3. Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmamışsa, bu talep veri sorumlusunca gerekçesi açıklanarak reddedilebilir ve ret cevabı ilgili kişiye en geç otuz gün içinde yazılı olarak ya da elektronik ortamda bildirilir. ARDEŞEN TSO aşağıdaki gerekçelerle veri sorumlusuna ait kişisel verinin silinmesini reddedebilir;
a. Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi.
b. Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi.
c. Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbari faaliyetler kapsamında işlenmesi.
d. Kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi.
e. Kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması.
f. Kişisel veri sahibi tarafından kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi.
g. Kişisel veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması içingerekli olması.
h. Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması.
i. Kişisel veri sahibinin talebinin diğer kişilerin hak ve özgürlüklerini engelleme ihtimali olması.
j. Orantısız çaba gerektiren taleplerde bulunulmuş olması.
k. Talep edilen bilginin kamuya açık bir bilgi olması.
9.1 Kişisel Veri Sahibinin Haklarını Kullanması
Veri sahipleri bu bölümün 9. başlıkta yer alan haklarına ilişkin taleplerini kimliklerini tespit edecek bilgi ve belgelerle ve aşağıda belirtilen yöntemlerle veya Kurul’un belirlediği diğer yöntemlerle ARDEŞEN ‘dan temin edilebilecek başvuru dilekçesini veya https://ardesentso.org.tr adresinde yer alan formu doldurup imzalayarak ve https://ardesentso.org.tr adresinde yer alan şekilde başvuru yöntemlerini ve şekillerini kullanarak ARDEŞEN TSO ‘ya iletebileceklerdir:
Kişisel veri sahipleri adına üçüncü kişilerin başvuru talebinde bulunabilmesi için veri sahibi tarafından başvuruda bulunacak kişi adına noter kanalıyla düzenlenmiş özel vekâletname bulunmalıdır.
9.2 Kişisel Veri Sahibinin KVK Kurulu’na Şikâyette Bulunma Hakkı
Kanun’un 14. maddesi gereğince başvurunun reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya süresinde başvuruya cevap verilmemesi hâllerinde; ARDEŞEN TSO’ nın cevabını öğrendiği tarihten itibaren otuz ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kurul’a şikâyette bulunabilir.
10. ŞİRKET’İN BAŞVURUDA BULUNAN KİŞİSEL VERİ SAHİBİNDEN TALEP EDEBİLECEĞİ BİLGİLER
ARDEŞEN TSO, başvuruda bulunan kişinin kişisel veri sahibi olup olmadığını tespit etmek adına ilgili kişiden bilgi talep edebilir. ARDEŞEN TSO, kişisel veri sahibinin başvurusunda yer alan hususları netleştirmek adına, kişisel veri sahibine başvurusu ile ilgili soru yöneltebilir.
11. REVİZYON VE YÜRÜRLÜKTEN KALDIRMA
Politika’nın değiştirilen veya yürürlükten kaldırılması halinde Politika’nın değiştirilmiş hali veya yeni politika örneği ARDEŞEN TSO’ internet sitesinden ilan edilecektir.
ARDEŞEN TİCARET VE SANAYİ ODASI
YÖNETİM KURULU
