- Görev Ünvanı : Oda Sicil Müdürü/Memuru
- Görevin Ana Amacı : Oda sicil işlerini yürütmek üzere Yönetim Kurulu kararıyla atanan bir Oda Sicil Müdürü/Memuru bulunur. Genel Sekreterlik ve birimlerin oda içindeki evrak akışını sağlamak ve Üyelerin İhtiyacı olan belgeleri (İhale belgeleri, ortaklık durumunu gösterir belgeleri, Oda kayıt belgesi vs.) tanzim etmekle yükümlüdür.
- Bağlı Olduğu Unvan: Genel Sekretere bağlı olarak çalışır.
- Kendisine Bağlı Ünvanlar:
- İş İlişkileri: Oda Üyeleri, Oda Organları, Genel Sekreter ve tüm birimlerle sürekli temas halindedir
- Yokluğunda Vekalet Eden: Genel Sekreter
- Görev ve Yetkileri:
- Odanın kurumlar ile karşılıklı bilgi alış-verişini dokümantasyon halinde sağlamak.
- Muamelat servisinde üyelerin rutin (SGK, Belge vs.) işlemlerini gerçekleştirmek.
- Mevzuata göre Oda’ya kaydolması gereken gerçek ve tüzel kişileri takip ve tespit etmek. Bunların kayıt işlemlerini yürütmek.
- Üyelerin gruplandırılması ve derecelendirilmesi için hazırlık çalışmalarını tamamlamak. Bu konuda Yönetim Kurulunca alınan kararlara göre Genel Sekreter onayı alındıktan sonra gerekli işlemleri yapmak.
- Üyelerin sicil dosyalarını düzenlemek ve saklamak. Sicil defterlerini tutmak. Üyelerin durumlarındaki değişiklikleri takip ve tespit ederek gerekli işlemleri yapmak.
- Üyelerin unvanlarını alfabetik sıra içinde ve meslek gruplarına göre tasnif etmek.
- Üyelerin talep edeceği faaliyet belgesi, sicil kayıt sureti, ihale durum belgesi, yerli istekli belge, meslekten men edilmediğine dair belge vs. sicil kayıtlarına dayanan belgeleri ve diğer belgeleri hazırlamak
- Kayıtlarının silinmesi ve borçlarının terkini gereken üyeleri tespit etmek,
- Meslek Komitelerinin seçilmesi dönemlerinde seçim işlerinin aksamadan yürütülmesini sağlayacak gerekli hazırlık çalışmalarını yapmak.
- Üyelerin SGK ile ilişkileri dolayısıyla talep edeceği formları sicil kayıtlarına uygun olarak hazırlamak.
- Tüm Kamu kurum ve kuruluşları ile resmi yazışmalarda bulunmak ve cevaplamak.
- Yapılan işlemleri arşivleyip dosyalarda muhafaza etmek
- Genel Sekreterlikçe verilen diğer işleri yapmak.
- Rayiç (Fiyat Araştırması) tespiti yapmaktan sorumludur
- İhtiyaç durumlarında çalışma arkadaşlarına yardımcı olur
- Çalışma arkadaşları ile ekip ruhu çerçevesinde çalışmaktan sorumludur
- Yönetim Kurulu isteği doğrultusunda rapor sunar
- Bölümü ile ilgili olarak Yasal mevzuatların uygulanmasından sorumludur
- Şahısların veya şirketlerin Bağ-Kur formlarını onaylayıp şirket ortaklık durumlarını açıklayan bilgileri inceleyerek doğruluğunu onaylamak.
- Günlük vezne işlemlerinin yürütmek ve hesaplarını kontrol edip, gün sonunda mali işler birimine sunmak
- Üyelerin talebi üzerine verilen belgelerin tahsilatını yapmak ve alındı makbuzu düzenlemek
- Yeni kayıt yaptıranların kayıt ücretlerini tahakkuk ederek tahsilatını sağlamak
- İlgili kişilerin talepleri üzerine İş Makinesi tescil işlemlerini yapmak
- Üye aidatlarının tahsilatından sorumludur
- İş makinelerinin yeterlilik açısından kontrolünü yapmak ve tescil işlemlerini yapmak
- 5174 sayılı Türkiye Odalar ve Borsalar Kanunu ile Tüzük ve Yönetmelikler çerçevesinde Ticaret Sicil Müdürlüğü tarafından tescil ve ilanı yapılan gerçek-tüzel kişi tacirlerin ve kooperatiflerin odaya kayıt işlemlerini gerçekleştirmek
- Yetkinlikler
- Üniversite veya Yüksekokul mezunu olmak
- En az 2 yıllık deneyime sahip olmak
- Yasal mevzuatlar konusunda bilgili olmalıdır Bilgisayar ve ofis programları kullanabilmek
- Kurumun Politika ve Hedeflerini benimsemiş olmak
- Sorumluluk Duygusu Gelişmiş olmak
- İnsan ilişkileri ve ikna kabiliyeti güçlü olması
- Sorunları analiz yeteneği güçlü olması
- Değişim ve Yeniliğe açık olmak.
- Doğru iletişimi her aşamada kurabilme yeteneğine haiz olmak
