Birim ve Hizmet

Genel Sekreter : Zeynep DALBASTI AYATA

1. Görev Ünvanı      :   Genel Sekreter
2. Görevin Amacı    : Odalarda, oda işlerini yürütmek üzere yönetim kurulu kararıyla atanan bir Genel Sekreter bulunur. Genel Sekreterler Kanunun 74 üncü maddesinde belirtilen nitelikleri haiz olması gerekir. Asıl amacı, Oda’yı, Kanun, tüzük, yönetmelikler ve yönergeler doğrultusunda yönetmektir.
3. Bağlı Olduğu Unvan:-
4. Kendisine Bağlı Birimler : Tüm birimler
5. İş İlişkileri: Üst yönetim, paydaş kurumlar, üyeler ve odanın tüm birimleri ile sürekli temas halindedir.
6. Yokluğunda Vekâlet Eden: Genel Sekreter Yardımcısı
7. Genel sekreterin görev ve yetkileri şunlardır:

• Odanın idari işlerini, iç çalışmalarını ve yazı işlerini düzenlemek ve yönetmek.
• Odalarca verilecek belgeleri düzenlemek ve bu belgelerin düzenlenmesine esas olacak bilgilerin toplanmasını sağlamak.
• Organ toplantılarının gündemine ilişkin hazırlık yapmak, toplantı davetiyelerinin ve gündeminin üyelere zamanında gönderilmesini sağlamak, bu toplantılara ait tutanakları düzenlemek, karar özetlerini tutmak, organ toplantılarına ilişkin hazirun cetveli ve devam çizelgelerini tutmak ve karar defterlerini, karar özetlerini ve toplantılar için elektronik cihazlarla yapılan kayıtları muhafaza etmek.
• Oy kullanmamak şartıyla meclis ve yönetim kurulu toplantılarına iştirak etmek.
• Organlarca alınan kararları takip etmek ve sonuçlandırmak ve kararların zamanında gereğinin yerine getirilmesini sağlamak.
• Oda personelinin işe alınması, yükselmesi, ödüllendirilmesi, cezalandırılması ve işine son verilmesi konusunda yönetim kuruluna öneride bulunmak.
• Oda personelinin çalışmalarını denetlemek ve personele gerekli emir ve talimatları vermek
• Resen yaptığı harcamaları yönetim kurulunun onayına sunmak ve haftalık harcamalar hakkında yönetim kurulunu bilgilendirmek.
• Mali İşler Müdürü tarafından hazırlanan aylık mizanı ve aktarma taleplerini, hazırlık bütçesini, gelir tablosunu, kesin mizanı ve kesin hesabı yönetim kuruluna sunmak.
• Demirbaş ve ayniyat kayıtlarının düzenlenmesini ve saklanmasını sağlamak, arşiv malzemelerini muhafaza etmek
• Yayın işlerini yönetmek.
• Oda iç yönergesi taslağını hazırlamak ve yönetim kuruluna sunmak.
• Meclise sunulmak üzere yönetim kurulu tarafından hazırlanacak odanın bir yıl içindeki faaliyeti ve bölgesinin iktisadi ve sınai durumu hakkındaki yıllık raporun tanzimi hususunda gerekli hazırlıkları yapmak.
• Üye kayıtlarının tutulması, güncelleştirilmesi ve silinmesine ilişkin işlemleri mevzuat ve ilgili organ kararları çerçevesinde yürütmek
• Yönetim kurulunca devredilen yetkileri kullanmak
• Bu Yönetmelik ve sair mevzuatla verilen diğer görevler ile mevzuat çerçevesinde meclis, yönetim kurulu veya yönetim kurulu başkanı tarafından verilecek görevleri yapmak.
• Genel sekreter, odaya yükümlülük getirmeyen, resmi makamlarla veya gerçek ve tüzel kişilerle yapılan yazışmalarda, oda organları tarafından alınan kararların yürütülmesine ilişkin hususlarda imzaya yetkilidir.
• Genel sekreter, oda personelinin disiplin ve sicil amiridir.
• Stratejik planı ve çalışan performansını etkin şekilde takip eder.
• Genel sekreter, yönetim kurulunun kararıyla harcama yetkisi dahil görev ve yetkilerinden bir bölümünü her mali yılın ilk ayında yeniden tespit edilmek üzere yardımcılarına/vekalet birimine devredebilir.
• Genel sekreterin görevli veya izinli olduğu sürelerde yardımcılarından biri, yardımcılarının da yokluğunda Genel Sekreterin yönetim kuruluna sunacağı yazılı talepteki birim amirlerinden biri yönetim kurulu başkanının onayıyla genel sekreterliğe vekalet eder.
• Herhangi bir nedenle Genel Sekreter kadrosunun boşalması durumunda yenisi atanıncaya kadar bu kadroya varsa Genel Sekreter Yardımcısı, yoksa bu görevi yürütebilecek nitelikleri haiz oda personelinden biri yönetim kurulu kararıyla vekaleten atanır. Ancak vekalet süresi altı ayı geçemez.
• Şubelerde, genel sekreterin görevleri, şube yönetim kurulunun teklifi üzerine bağlı bulunulan odanın yönetim kurulunca atanan şube müdürü tarafından yerine getirilir. Şube müdürü, bu görevlerin yürütülmesinde genel sekreterin sahip olduğu yetkileri haizdir.
• Politika konularını koordine eder ve aylık faaliyet raporu sunumu içinde stratejik faaliyetler alt başlığında lobi faaliyetlerini istatistiksel olarak izler.
• Meslek Komitelerinin seçilmesi dönemlerinde seçim işlerinin aksamadan yürütülmesini sağlayacak gerekli hazırlık çalışmalarını yapmak

8. Aranan Nitelikler:

• Türk vatandaşı olmak
• Askerlikle ilişiği bulunmamak
• Türk Ceza Kanununun 53 üncü maddesinde belirtilen süreler geçmiş olsa bile; kasten işlenen bir suçtan dolayı beş yıl veya daha fazla süreyle ya da devletin güvenliğine karşı suçlar, Anayasal düzene ve bu düzenin işleyişine karşı suçlar, (…) (1) zimmet, irtikâp, rüşvet, hırsızlık, dolandırıcılık, sahtecilik, güveni kötüye kullanma, hileli iflas, ihaleye fesat karıştırma, edimin ifasına fesat karıştırma, suçtan kaynaklanan malvarlığı değerlerini aklama, kaçakçılık, vergi kaçakçılığı, haksız mal edinme suçlarından hapis cezasına mahkûm olmamak.
• Görevini devamlı yapmasına engel olabilecek hastalığı, zihinsel veya bedensel engeli bulunmamak.
• Mühendislik, iktisat, işletme, maliye, hukuk ve kamu yönetimi gibi alanlarda en az dört yıllık yüksek öğrenim kurumu mezunu olmak.
• Kamuda veya özel sektörde en az beş yıl iş tecrübesine sahip olmak.
• Genel sekreter ve yardımcıları yönetim kurulu kararıyla atanır. Genel sekreter yardımcılarında da genel sekreterde aranan koşullar aranır.
• Genel sekreter, yönetim kurulunun izni ile harcama yetkisi dahil görev ve yetkilerinden bir bölümünü her faaliyet yılının başında yeniden tespit edilmek üzere yardımcılarına devredebilir.
• Genel sekreter, oda ve borsa personelinin disiplin ve sicil amiridir. Genel sekreter,

meclis ile yönetim kurulu toplantılarına ait tutanakları düzenler, odanın veya borsanın iç çalışmalarıyla yazı işlerini düzenler ve yönetir, oda veya borsa personeline gerekli emir ve talimatları verir ve çalışmalarını denetler, yönetim kurulu veya başkanı tarafından verilen diğer görevleri yerine getirir.

Referans:

• 5174 Sayılı “Türkiye Odalar Ve Borsalar Birliği İle Odalar ve Borsalar Kanunu” Madde 74